Risorse umane: stato della digitalizzazione dei processi [Studio]

La digitalizzazione della funzione HR è diventata una grande sfida di competitività per le aziende. Nel 2025, le applicazioni digitali dedicate alla gestione delle risorse umane hanno penetrato quasi tutte le aziende. Lo studio che abbiamo realizzato mira a comprendere l’ambito di questa digitalizzazione nelle aziende europee. Abbiamo quindi sondato 1000 aziende in 5 paesi (Francia, Italia, Spagna, Germania, Regno Unito) per capire quali soluzioni digitali utilizzano e come valutano i loro bisogni futuri.

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Maturità digitale dei processi HR nelle aziende europee

Prima di tutto, volevamo valutare la maturità digitale delle aziende che abbiamo sondato. Questo tipo di valutazione è abbastanza classica e ci permette di verificare l’accuratezza delle risposte successive. È una buona pratica quando si costruisce un questionario quantitativo ed è quindi un problema di qualità per lo studio.

Oltre all’aspetto puramente tecnico, questa sezione dell’indagine è destinata principalmente a fornire un primo panorama sul grado di digitalizzazione della funzione HR. Le risposte si basano sulla definizione di maturità digitale:

“La maturità digitale designa il livello di sviluppo, integrazione e uso efficace delle tecnologie digitali all’interno di un’organizzazione. Essa comprende la capacità dell’azienda di adottare strumenti digitali, trasformare i suoi processi aziendali e creare valore grazie alle tecnologie dell’informazione.”

La scala di maturità digitale che abbiamo utilizzato consiste in 6 livelli (classificati qui sotto dal livello più basso di maturità digitale al livello più alto):

• Diffidenza digitale: si tratta del livello più basso. L’azienda non si fida dei dati e preferisce utilizzare altre fonti di conoscenza per la sua gestione.
• Indifferenza digitale: l’azienda non è interessata alla raccolta e all’uso dei dati per scopi di gestione HR.
• Consapevolezza digitale: i dati vengono raccolti manualmente e integrati in alcuni processi.
• Competenza digitale: l’azienda utilizza i dati per produrre rapporti standardizzati su una piattaforma di reporting a livello organizzativo.
• Conoscenza digitale: l’azienda utilizza i dati in modo selettivo per semplificare il processo decisionale.
• Conduzione digitale: l’azienda integra i dati in tutte le decisioni relative al suo pilotaggio (nessun dato, nessuna decisione).

Avevamo già utilizzato questa scala in uno studio sulle tendenze del mercato IT. È per questo che l’abbiamo riutilizzata in questo studio HR, poiché c’era una dimensione tecnologica.

L’indagine rivela che la maggioranza delle aziende utilizzerebbe dati per i loro processi decisionali HR. Logicamente, una minoranza di aziende raggiunge il livello più alto (l’8% dichiara di essere nella conduzione digitale). Ma il 30% stima di trovarsi al livello della “conoscenza digitale”, cioè utilizza i dati in modo selettivo per illuminare le loro decisioni HR. Il 25% pensa di raggiungere il livello di “competenza digitale”, con rapporti standardizzati a livello organizzativo.

Questi percentuali sono alti ma non sembrano incongrui alla luce dei benchmark che le aziende fanno quando selezionano i candidati. Potrebbe esserci una certa sovrastima della maturità digitale, ma in definitiva, ciò che deve essere trattenuto è che l’uso dei dati digitali è ben diffuso all’interno dei processi HR. Troviamo una testimonianza di questa digitalizzazione dei processi HR nei bassi percentuali dei livelli inferiori della scala di maturità digitale:

• il 7% delle aziende si classifica nella categoria della “diffidenza digitale”
• il 10% si dichiara indifferente, cioè non raccoglie dati per scopi HR

Troviamo soprattutto PMI e piccole imprese in queste ultime due categorie, il che è logico data le loro specificità. Data le loro caratteristiche, c’è probabilmente poca possibilità che aziende di questo tipo si convertano all’uso dei dati. Questi possono certamente rappresentare leve di efficienza e innovazione, ma il settore, le possibilità finanziarie dell’azienda e la personalità del manager devono prestarvisi.

Penso che i rapporti sulla digitalizzazione dei processi trascurino troppo spesso di tenere conto della necessità della digitalizzazione e del rapporto guadagno/sforzo. Un’azienda manifatturiera guadagnerà sicuramente in efficienza analizzando i suoi dati. Ma cosa dire dei mestieri artigiani, tradizionali? Il gioco vale la candela?

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Adozione degli strumenti HR digitali e automazione

Dato che le aziende sembrano essersi convertite alla “data” nei loro processi HR, cosa ne è degli strumenti che utilizzano? Se sei un venditore di soluzioni software HR, questi risultati dovrebbero interessarti.

Senza grande sorpresa, la soluzione software più comunemente utilizzata dalle aziende riguarda la gestione dei salari. Il 45% delle aziende che hanno risposto al nostro sondaggio è dotata di essa.

Al secondo posto ci sono i Human Resources Information Systems (HRIS). Questi sistemi modulari sono proposti da molte aziende, tra cui diversi nostri clienti (Factorial, Personio, Adequasys, …). Il percentuale indicato dai dati raccolti nel quadro del nostro sondaggio ci sembra tuttavia troppo alto rispetto a ciò che osserviamo sul mercato. Questo potrebbe indicare una confusione da parte dei rispondenti sul acronimo HRIS, che designa un tipo specifico di software HR.

Notiamo anche che il 17% delle aziende dichiara di non utilizzare strumenti informatici per i loro processi HR, il che illustra una vera frattura digitale.

Piattaforme come gli HRIS sono essenziali per razionalizzare processi come la busta paga e la conformità, mentre gli strumenti avanzati — come il monitoraggio della soddisfazione — rafforzano l’impegno e la fidelizzazione dei dipendenti. Le organizzazioni che adottano strumenti IT riportano generalmente una maggiore soddisfazione dei dipendenti e una migliore efficienza operativa. Al contrario, quelle che tardano ad adottarli affrontano spesso flussi di lavoro HR frammentati. Le ricerche di Baker et al. (2022) sottolineano la necessità di strumenti digitali che supportino l’intero percorso del dipendente, dal reclutamento allo sviluppo di carriera, per garantire un’esperienza fluida sia per i dipendenti che per i manager HR.

Questa frammentazione della digitalizzazione dei processi HR è anche illustrata dalla tensione tra integrazione (HRIS) e la strategia “best-of-breed”. È una tendenza che osserviamo in molte aziende che accompagniamo.

Intelligenza artificiale e trasformazione HR

Il nostro sondaggio è stato realizzato durante il primo semestre 2025. Considerata la dinamica legata all’adozione dell’IA in azienda, ricordate che i dati che presentiamo qui sotto sono suscettibili di evolversi rapidamente.

I risultati mostrano che, logicamente, la maggioranza delle aziende non utilizza ancora l’IA in modo intensivo nei suoi processi HR. La maggioranza delle aziende (46%) utilizza l’IA a un livello moderato, ad esempio per il triage delle candidature. Solo il 14% delle aziende che abbiamo sondato ha pienamente integrato l’IA nei suoi processi HR. Al contrario, il 24% la utilizza minimamente e il 15% non la utilizza affatto.

Oltre i dati grezzi, penso che bisogna interrogarsi su questo uso dell’IA. Il termine IA può coprire realtà molto diverse da un’applicazione all’altra. La soglia di competenza per utilizzare l’IA si è notevolmente abbassata dall’introduzione dell’IA generativa. Ciò che avevo chiamato Shadow GPT in un altro articolo si è diffuso in tutte le aziende al punto da non controllarne più l’uso. Lo stesso vale probabilmente per l’IA nei processi HR. È diventato oggi alla portata di qualsiasi recruiter utilizzare un’IA generativa per rispondere a un candidato o redigere un annuncio di lavoro. Vi invito a leggere gli annunci pubblicati sui grandi siti per rendervi conto di quanto siano simili nelle formulazioni. ChatGPT è passato di lì.

Dall’altro lato, gli usi più avanzati dell’IA rimangono riservati ad aziende più mature. E dipendono naturalmente dai bisogni di queste aziende da un lato, e dai software che le equipaggiano dall’altro. L’uso dell’IA al di fuori di ChatGPT e degli altri LLM è infatti fortemente legato ai software utilizzati. Le aziende non sviluppano applicazioni IA specifiche. Utilizzano solo le funzionalità che vengono messe a loro disposizione e, poiché l’IA infonde tutti i software, l’adozione si diffonde.

Conclusione

I processi HR, come abbiamo visto in questo sondaggio, si digitalizzano sempre di più. È essenziale, perché questa materia è sempre più complessa. La gestione del personale è diventata anche molto complessa e la digitalizzazione offre la possibilità di gestire meglio le carriere, i bisogni dei dipendenti, in breve di aumentare la ritenzione. Se gli strumenti digitali sono visti come un modo per aumentare la soddisfazione dei dipendenti, allora sono chiaramente benefici.

La mia posizione sull’IA nelle risorse umane è più sfumata. Come abbiamo visto, il suo uso tende anche a democratizzarsi. Gli studi avevano mostrato tutto l’interesse che l’IA poteva avere per ridurre del 40% i tempi di reclutamento. Ma in un mondo in cui la tensione sul mercato del lavoro si riduce, in cui l’offerta è inferiore alla domanda, ci si può chiedere a cosa serva. Vedo anche derive nel suo uso. Mi sembra infatti che si tratti soprattutto di un’onda di utilizzo dell’IA generativa a cui assistiamo, con un impoverimento della qualità di alcune procedure.

In definitiva, tutto deve sempre essere riportato alla soddisfazione. Che si tratti di soddisfazione del cliente o dei dipendenti, l’obiettivo è favorire la ritenzione. I processi, che siano legati alle HR o a qualsiasi altro dominio dell’azienda, sono lì solo per raggiungere questo obiettivo. Gli strumenti digitali e l’IA devono quindi essere utilizzati tenendo presente questo obiettivo. In alcune aziende, un software HRIS sarà essenziale per raggiungere questo obiettivo. In altre, un software che copre solo una parte del lavoro HR sarà sufficiente. Il messaggio che vorrei trasmettere è che è la realtà dell’azienda a definire i bisogni di digitalizzazione e non il contrario. Attraversare le fasi della maturità digitale non è quindi un fine in sé.

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