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Excel domina il mondo aziendale… e questo non cambierà

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Pochi marchi hanno un tasso di penetrazione del 100%. Microsoft è uno di questi. Ancora più potente, uno dei suoi prodotti, Microsoft Excel, è utilizzato dal 99,99% delle aziende in tutto il mondo. Microsoft Excel è ovunque. Ne avete già abbastanza? Beh, dovrete abituarvi perché non cambierà. Ma mentre Excel ha qualità innegabili, dobbiamo anche mettere in dubbio la sua efficienza nell’esecuzione di determinati processi. Ed è probabilmente qui che c’è il problema. In un videocast realizzato con il mio amico Marc Bouvet, discutiamo dell’utilizzo delle soluzioni ETL come complemento ad Excel nel campo del controllo di gestione.

Se avete solo 30 secondi

  • I processi di contabilità e budgeting sono sempre più centralizzati in strumenti di tipo ERP
  • Ma Microsoft Excel è ancora ampiamente utilizzato per scambiare file ed elaborare file a monte
  • Possiamo quindi utilizzare una soluzione ETL per automatizzare l’elaborazione di questi file e rendere il business più efficiente

Excel sta perdendo terreno… in apparenza

La ricerca di mercato condotta nel 2019 negli Stati Uniti mostra che Excel sta perdendo terreno come strumento di budgeting e contabilità.
Nel 2018, il 63% delle aziende statunitensi ha riferito di utilizzare Excel per questi scopi, un calo di 6 punti rispetto al sondaggio del 2017.
Nel 2019 il calo è continuato e la percentuale si è attestata al 54%.

Anche all’interno delle aziende “più piccole” il calo è notevole. La ricerca ha esaminato il segmento delle aziende che generano meno di $ 25 milioni di entrate. Sebbene il 59% delle aziende affermi di utilizzare Excel come strumento di budgeting principale, questa cifra è diminuita drasticamente. Si calcolava il 69% nel 2018 e il 79% nel 2017.

La quota di mercato di Excel sembra quindi essere in calo. Eppure questa è un’illusione ottica.


Excel rimane essenziale per la gestione del 99,99% delle aziende

Sebbene Excel stia perdendo terreno come strumento di budgeting principale per ERP, il software di Microsoft è ancora indispensabile per “macinare” i dati necessari. L’ideale è ancora lontano da un sistema centrale in cui tutti i dati vengono archiviati ed elaborati. In pratica, osserviamo che molte operazioni di elaborazione dei dati vengono svolte al di fuori dei sistemi centrali, in particolare in Excel. Microsoft è stata molto intelligente nella creazione di connettori ODBC che consentono di continuare queste pratiche. La disponibilità gratuita di Power BI nell’ Office 365 è stato un altro colpo di genio per rendere la BI (Business Intelligence) accessibile a quante più persone possibile. E funziona… Sono sorpreso dal numero di aziende che scelgono Power BI come soluzione di visualizzazione dei dati a scapito di soluzioni molto più complete come Tableau.


Automatizzate le operazioni ripetitive in Excel con un ETL

Un ETL ha ovviamente molti vantaggi che lo rendono essenziale in termini di preparazione dei dati. Ma può essere utilizzato anche come strumento operativo per automatizzare attività ripetitive

 

Siamo molto lontani dai giorni del boom della BI negli anni 2000, quando gli editori di software hanno inventato argomenti per spiegare che, un giorno, grazie ai loro strumenti, avremmo avuto meno bisogno di Excel o forse anche non più.

La realtà dietro molti processi di riconciliazione dei dati finanziari è che, come sottolinea Marc Bouvet, i dati di origine vengono spesso estratti dai sistemi, rielaborati e quindi rispediti via e-mail. Il controllo di gestione diventa quindi una sorta di luogo centrale in cui i dati convergono per poi essere reintrodotti in diversi processi e sistemi contabili.

Il mito di un sistema centrale (ERP) per la contabilità previsionale svanisce quindi quando si scava un po’ più a fondo. Ed è qui che una soluzione simile a ETL può portare molti vantaggi. A causa di tutte le estrazioni di dati, tutte le e-mail di file tra colleghi sono qui per restare. E se questi movimenti di file sono regolari e ripetuti, probabilmente c’è un modo per automatizzare la loro elaborazione. È qui che è possibile utilizzare un ETL per aumentare la produttività.

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