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Excel domina el mundo de los negocios… y así va a seguir siendo

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Muy pocas marcas disfrutan de un índice de penetración del 100%, y Microsoft es una de ellas. Y va más allá: el uso de uno de sus productos, Microsoft Excel, se extiende en el 99,99% del mundo empresarial. Microsoft Excel está en todas partes. ¿No puedes soportarlo ni un segundo más? Pues vas a tener que acostumbrarte, porque es una situación que no cambiará en el futuro inmediato. Pero si bien Excel posee cualidades innegables, también debemos cuestionar su eficiencia cuando se trata de llevar a cabo procesos específicos, y ahí es donde seguramente yace el problema. En un videocast que realicé con mi amigo Marc Bouvet, hablamos sobre el uso de soluciones ETL como complemento a Excel en la gestión.

Si solo tienes 30 segundos

  • Los procesos de contabilidad y presupuestos cada vez se centralizan más alrededor de herramientas de tipo ERP.
  • Pero Microsoft Excel sigue usándose de manera extensa para intercambiar archivos y procesarlos en un inicio.
  • Así que podemos usar una solución ETL para automatizar el proceso de esos archivos y aumentar la eficiencia de la empresa.

Excel está perdiendo terreno… en apariencia

Un estudio de mercado llevado a cabo en 2019 en Estados Unidos mostró que Excel está perdiendo terreno como herramienta contable y de presupuestos.
En 2018, el 63% de los negocios de EE.UU. afirmaban usar Excel para tratar ambos temas, lo cual ya de por sí supuso una caída de 6 puntos respecto a la encuesta realizada en 2017.
En 2019, la tendencia a la baja continuó y el porcentaje descendió hasta el 54%.

Es una disminución notable incluso si hablamos de los negocios «más pequeños». El estudio examinó el segmento de empresas que generan menos de 25 millones de dólares en beneficios y, aunque el 59% de los negocios afirmaron usar principalmente Excel en sus presupuestos, es un número que había disminuido de manera significativa; en 2018 era el 69%, y en 2017 el 79%.

Así que se podría decir que la cuota de mercado de Excel está desapareciendo, pero eso no es más que una ilusión óptica.


Excel sigue siendo esencial para la gestión del 99,99% de las empresass

Aunque Excel está perdiendo terreno como herramienta principal para gestionar presupuestos frente a los ERP, el software de Microsoft sigue siendo imprescindible para «cultivar» los datos necesarios. Un sistema central en el que se almacenan y procesan todos los datos sigue estando muy lejos de ser ideal y, en la práctica, se puede observar que muchas operaciones de proceso de datos se llevan a cabo fuera de los sistemas centrales y se recurre a Excel en concreto. Microsoft ha sido muy inteligente al crear conectores ODBC que permiten la continuación de esas prácticas, y la disponibilidad gratuita de Power BI en la suite de Office 365 ha sido otra muestra de genialidad, ya que logra que BI (Business Intelligente) resulte accesible a tanta gente como sea posible. Y funciona… Me sorprende la cantidad de empresas que eligen Power BI como solución para visualizar datos, dejando de lado soluciones mucho más completas como Tableau.


Automatiza las operaciones repetitivas de Excel con un ETL

Es evidente que un ETL tiene muchas ventajas que hacen que resulte indispensable para la preparación de datos, pero también puede usarse como herramienta operativa para automatizar tareas repetitivas.

Estamos muy lejos de los días en los que se produjo el boom de BI en los 2000, cuando a los vendedores de software se les ocurrían discursos para explicar que, algún día, sus herramientas reducirían nuestra necesidad de usar Excel hasta quizás anularla por completo.

La realidad que hay detrás de muchos procesos de reconciliación de datos financieros es que, tal y como señala Marc Bouvet, los datos de origen a menudo se extraen de los sistemas, se trabajan y se envían por correo electrónico. El control, por tanto, se convierte en algo así como una plaza principal en la que convergen los datos antes de que estos se retroalimentan a los distintos procesos y sistemas contables.

El mito de un sistema central (ERP) para la previsión contable se vuelve todavía más lejano cuando profundizas, y es ahí donde una solución ETL puede aportar muchas ventajas. Porque todas esas extracciones de datos y envío de archivos por correo electrónico entre trabajadores ha llegado para quedarse y, si todos esos movimientos de archivos son habituales y se repiten, seguramente exista un modo de automatizar el proceso. Es un punto en el que un ETL puede usarse para aumentar la productividad.

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