Veroudering van gegevens: wat is uw strategie?

Kort voor Kerstmis besloot ik om enkele e-mails te versturen om de band met enkele vroegere collega’s, kennissen en klanten opnieuw aan te halen. Ik maakte van de gelegenheid gebruik om hulp te vragen bij een marktonderzoek dat we in België uitvoeren en waarvoor wij moeilijkheden ondervonden bij het werven van respondenten voor interviews. Waarom in een dergelijke situaties niet zijn netwerk gebruiken om het probleem op te lossen? Wat er vervolgens gebeurde was een schok voor mij en deed me nadenken over het probleem van de veroudering van gegevens.

 

Is uw netwerk nog altijd “levend”?

Ik gebruikte mijn Linkedin account om een selectie van personen te maken waarmee ik de banden opnieuw wilde aanhalen. Veeleer dan een gegroepeerde melding te versturen via Linkedin (een functie waar ik niet van houd, omdat de antwoorden worden verzonden naar en gelezen door de groep als geheel), zocht ik de e-mailadressen één voor één op en stuurde elkeen een individuele mail.

Iets later ontving ik een antwaard van iemand die ik niet kende. Ze vroeg me om geen berichten meer te verzenden naar haar collega (die wel tot mijn contacten behoorde). Ik stuurde snel een antwoord om te verontschuldigen en werd al 1 of 2 minuutjes later gebeld. Door mijn antwoord besefte de persoon dat mijn mail geen eindejaarsspam was en ze vertelde me via telefoon dat mijn voormalige collega iets daarvoor was overleden. Ondanks alles was zijn Linkedin-profiel nog steeds beschikbaar.

Dit doet me denken aan een andere vriend, overleden in 2014, waarvan de Facebookpagina actief bleef. De pagina werd nadien door zijn vrienden gebruikt als een virtuele herdenkingsplaats.

 

Hoe een database opkuisen

Dit verhaal, hoe onschuldig ook, deed me nadenken over de veroudering van gegevens. Elk jaar sterft ongeveer 1% van de bevolking. Voor sommige bedrijven is het gevaar van achterhaalde gegevens reëel en verdient het wel wat aandacht. In het geval van Linkedin is de procedure om de gegevens van overleden familieleden te verwijderen allesbehalve vanzelfsprekend en moet ze worden aangevraagd door een familielid of collega. Met andere woorden, de beslissing over het verwijderen van een lid uit de database moet worden geactiveerd door een menselijke vraag. Dat is enigszins geruststellend, maar anderzijds ook gevaarlijk. Wat gebeurt er als niemand de verwijdering aanvraagt? Waarschijnlijk is dat wat in de meeste gevallen gebeurt. Wie zorgt er na uw overlijden voor om orde op zaken te stellen in uw online aanwezigheid? De consequentie voor de beheerder van de database is het verlies van kwaliteit. En God weet dat de kwaliteit van gegevens enorm belangrijk is in de IT.

 

Hebt u een strategie om veroudering van de gegevens tegen te gaan

Als u uw database voor Big Data gebruikt, moet u zich afvragen hoe (niet of) uw gegevens achterhaald raken. Sommigen zetten langdurig inactieve gebruikersaccounts opzij tot ze eventueel weer ontwaken; anderen (zoals  Linkedin) kiezen voor een menselijk proces bij de opruiming van de database. Welke strategie u ook kiest, niets doen is geen optie. Uw gegevens raken achterhaald, verliezen kwaliteit en dat is een groot risico. Wees dus geen struisvogel en wees niet bang om te anticiperen op dit probleem.

Door Pierre-Nicolas Schwab Pierre-Nicolas is de directeur van de marketing agentschap IntoTheMinds. Hij heeft speciaal interesse voor e-commerce, retail, HoReCa en supply-chain projecten. Hij is ook een onderzoeker aan de Vrije Universiteit Brussel en werkt ook als coach voor meerde publieke organisaties. Hij verwelkomt Linkedin uitnodigingen : gelieve gewoon een paar woorden toe te voegen en uit te leggen waarom U wilt connecteren.