Recursos humanos: estado de la digitalización de los procesos [Estudio]

La digitalización de la función HR se ha convertido en un gran desafío de competitividad para las empresas. En 2025, las aplicaciones digitales dedicadas a la gestión de recursos humanos han penetrado casi todas las empresas. El estudio que realizamos busca comprender el alcance de esta digitalización en las empresas europeas. Por ello, encuestamos a 1000 empresas en 5 países (Francia, Italia, España, Alemania, Reino Unido) para entender qué soluciones digitales utilizan y cómo evalúan sus necesidades futuras.

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Madurez digital de los procesos HR en las empresas europeas

Antes que nada, queríamos realizar una evaluación de la madurez digital de las empresas que encuestamos. Este tipo de evaluación es bastante clásica y nos permite verificar la veracidad de las respuestas subsiguientes. Es una buena práctica al construir un cuestionario cuantitativo y, por tanto, un problema de calidad para el estudio.

Más allá del mero aspecto técnico, esta sección de la encuesta está destinada principalmente a proporcionar un primer panorama del grado de digitalización de la función HR. Las respuestas se basan en la definición de madurez digital:

“La madurez digital designa el nivel de desarrollo, integración y uso efectivo de las tecnologías digitales dentro de una organización. Abarca la capacidad de la empresa para adoptar herramientas digitales, transformar sus procesos de negocio y crear valor gracias a las tecnologías de la información.”

La escala de madurez digital que utilizamos consiste en 6 niveles (clasificados a continuación del nivel más bajo de madurez digital al más alto):

• Desconfianza digital: se trata del nivel más bajo. La empresa no confía en los datos y prefiere utilizar otras fuentes de conocimiento para su gestión.
• Indiferencia digital: la empresa no está interesada en la recopilación y el uso de datos para fines de pilotaje.
• Conciencia digital: los datos se recopilan manualmente e integran en ciertos procesos.
• Competencia digital: la empresa utiliza datos para producir informes estandarizados en una plataforma de reporting a escala organizativa.
• Conocimiento digital: la empresa utiliza datos de manera selectiva para simplificar la toma de decisiones.
• Liderazgo digital: la empresa integra datos en todas las decisiones relacionadas con su pilotaje (sin datos, sin decisión).

Ya habíamos utilizado esta escala en un estudio sobre las tendencias del mercado IT. Por eso la reutilizamos en este estudio HR, ya que había una dimensión tecnológica.

La encuesta revela que la mayoría de las empresas utilizaría datos para sus procesos decisionales HR. Lógicamente, una minoría de empresas alcanza el nivel superior (el 8% declara estar en liderazgo digital). Pero el 30% estima que se sitúa en el nivel de “conocimiento digital”, es decir, que utilizan los datos de manera selectiva para iluminar sus decisiones HR. El 25% cree alcanzar el nivel de “competencia digital”, con informes estandarizados a escala organizativa.

Estos porcentajes son altos pero no parecen incongruentes a la luz de los benchmarks que las empresas hacen al seleccionar candidatos. Puede haber una cierta sobreestimación del nivel de madurez digital, pero en definitiva, lo que debe retenerse es que el uso de datos digitales está bien difundido en los procesos HR. Encontramos un testimonio de esta digitalización de los procesos HR en los bajos porcentajes de los niveles inferiores de la escala de madurez digital:

• el 7% de las empresas se clasifica en la categoría de “desconfianza digital”
• el 10% se declara indiferente, es decir, que no recopilan datos para fines HR

Encontramos sobre todo PYME y pequeñas empresas en estas últimas dos categorías, lo que también es lógico dada sus especificidades. Dadas sus características, hay probablemente poca posibilidad de que empresas de este tipo se conviertan al uso de datos. Estos pueden representar palancas de eficiencia e innovación, pero el sector, las posibilidades financieras de la empresa y la personalidad del gerente deben prestársele.

Pienso que los informes sobre la digitalización de procesos descuidan con demasiada frecuencia considerar la necesidad de digitalización y la relación ganancia/esfuerzo. Una empresa manufacturera ganará seguramente en eficiencia analizando sus datos. Pero ¿qué decir de los oficios artesanales, tradicionales? ¿Vale la pena el juego?

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Adopción de herramientas HR digitales y automatización

Dado que las empresas parecen haberse convertido a los “datos” en sus procesos HR, ¿qué hay de las herramientas que utilizan? Si es un vendedor de soluciones de software HR, estos resultados deberían interesarle.

Sin gran sorpresa, la solución de software más comúnmente utilizada por las empresas concierne a la gestión de nóminas. El 45% de las empresas que respondieron a nuestra encuesta están equipadas con ella.

En segundo lugar están los Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS). Estos sistemas modulares son ofrecidos por muchas empresas, entre las cuales se encuentran varios de nuestros clientes (Factorial, Personio, Adequasys, …). Sin embargo, el porcentaje indicado por los datos recogidos en el marco de nuestra encuesta nos parece demasiado alto en comparación con lo que observamos en el mercado. Esto podría indicar una confusión por parte de los encuestados respecto al acrónimo HRIS, que designa un tipo específico de software HR.

También notamos que el 17% de las empresas declara no utilizar herramientas informáticas en absoluto para sus procesos HR, lo que ilustra una verdadera fractura digital.

Plataformas como los HRIS son esenciales para racionalizar procesos como la nómina y el cumplimiento, mientras que las herramientas avanzadas —como el seguimiento de la satisfacción— fortalecen el compromiso y la fidelización de los empleados. Las organizaciones que adoptan herramientas IT generalmente reportan una mayor satisfacción de los empleados y una mejor eficiencia operativa. Por el contrario, aquellas que retrasan la adopción a menudo enfrentan flujos de trabajo HR fragmentados. Las investigaciones de Baker et al. (2022) subrayan la necesidad de herramientas digitales que apoyen todo el recorrido del empleado, desde el reclutamiento hasta el desarrollo de carrera, para garantizar una experiencia fluida tanto para los empleados como para los gerentes de RRHH.

Esta fragmentación de la digitalización de los procesos HR también se ilustra por la tensión entre la integración (HRIS) y la estrategia “best-of-breed”. Es una tendencia que observamos en muchas empresas que acompañamos.

Inteligencia artificial y transformación HR

Nuestra encuesta se realizó durante el primer semestre de 2025. Dadas las dinámicas relacionadas con la adopción de la IA en las empresas, recuerde que las cifras que presentamos a continuación probablemente evolucionarán rápidamente.

Los resultados muestran que, lógicamente, la mayoría de las empresas aún no utiliza la IA de manera intensiva en sus procesos HR. La mayoría de las empresas (46%) utiliza la IA a un nivel moderado, por ejemplo, para el triaje de candidaturas. Solo el 14% de las empresas que encuestamos ha integrado plenamente la IA en sus procesos HR. En el extremo opuesto, el 24% la utiliza mínimamente, y el 15% no la utiliza en absoluto.

Más allá de las cifras brutas, creo que hay que cuestionar este uso de la IA. El término IA puede abarcar realidades muy diferentes de una aplicación a otra. El umbral de competencia para usar la IA se ha reducido significativamente desde la introducción de la IA generativa. Lo que llamé Shadow GPT en otro artículo se ha difundido en todas las empresas hasta el punto de que ya no controlan su uso. Lo mismo probablemente aplica a la IA en los procesos HR. Hoy es accesible para cualquier reclutador usar IA generativa para responder a un candidato o redactar un anuncio de empleo. Los invito a leer los anuncios publicados en los grandes sitios para ver lo similares que son en las formulaciones. ChatGPT ha pasado por allí.

Por otro lado, los usos más avanzados de la IA permanecen reservados para empresas más maduras. Y dependen naturalmente de las necesidades de estas empresas por un lado, y del software que las equipa por el otro. El uso de la IA fuera de ChatGPT y otros LLM está efectivamente fuertemente ligado al software utilizado. Las empresas no desarrollan aplicaciones IA específicas. Solo utilizan las funcionalidades que se ponen a su disposición, y como la IA infunde todos los softwares, la adopción se propaga.

Conclusión

Los procesos HR, como vimos en esta encuesta, se digitalizan cada vez más. Esto es esencial, porque este campo se está volviendo cada vez más complejo. La gestión del personal también se ha vuelto muy compleja, y la digitalización ofrece la posibilidad de gestionar mejor las carreras, las necesidades de los empleados, en resumen, aumentar la retención. Si las herramientas digitales se ven como una manera de aumentar la satisfacción de los empleados, entonces son claramente beneficiosas.

Mi posición sobre la IA en los recursos humanos es más matizada. Como vimos, su uso también tiende a democratizarse. Los estudios habían mostrado todo el interés que la IA podía tener para reducir los plazos de reclutamiento en un 40%. Pero en un mundo donde la tensión en el mercado laboral se reduce, donde la oferta es inferior a la demanda, se puede cuestionar para qué sirve. También veo desviaciones en su uso. Me parece que se trata principalmente de una ola de uso de IA generativa a la que asistimos, con un empobrecimiento de la calidad de ciertos procedimientos.

En definitiva, todo debe siempre reducirse a la satisfacción. Ya sea satisfacción del cliente o de los empleados, el objetivo es favorecer la retención. Los procesos, ya sean relacionados con HR o con cualquier otro ámbito de la empresa, están ahí solo para alcanzar este objetivo. Las herramientas digitales y la IA deben por tanto utilizarse teniendo en mente este objetivo. En algunas empresas, un software HRIS será esencial para alcanzar este objetivo. En otras, un software que cubra solo una parte del trabajo HR será suficiente. El mensaje que me gustaría transmitir es que es la realidad de la empresa la que define las necesidades de digitalización y no al revés. Cruzar los pasos de la madurez digital no es por tanto un fin en sí mismo.

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