Human resources: stand van zaken met betrekking tot de digitalisering van processen [Onderzoek]

Digitalisering van de HR-functie is een grote competitiviteitsuitdaging voor bedrijven geworden. In 2025 hebben digitale toepassingen gewijd aan het beheer van menselijke bronnen bijna alle bedrijven doorgedrongen. De studie die we hebben uitgevoerd beoogt de reikwijdte van deze digitalisering in Europese bedrijven te begrijpen. We hebben daarom 1000 bedrijven in 5 landen (Frankrijk, Italië, Spanje, Duitsland, VK) gevraagd om te begrijpen welke digitale oplossingen ze gebruiken en hoe ze hun toekomstige behoeften beoordelen.

We zijn gespecialiseerd in HR-studies: neem contact op!

Digitale volwassenheid van HR-processen in Europese bedrijven

Voordat we iets anders doen, wilden we de digitale volwassenheid van de bedrijven die we hebben gevraagd beoordelen. Dit type beoordeling is vrij standaard en stelt ons in staat de nauwkeurigheid van de daaropvolgende antwoorden te verifiëren. Het is een goede praktijk bij het opbouwen van een kwantitatieve vragenlijst en dus een kwaliteitskwestie voor de studie.

Buiten het puur technische aspect is deze sectie van de enquête vooral bedoeld om een eerste overzicht te geven van de graad van digitalisering van de HR-functie. De antwoorden zijn gebaseerd op de definitie van digitale volwassenheid:

“Digitale volwassenheid verwijst naar het niveau van ontwikkeling, integratie en effectief gebruik van digitale technologieën binnen een organisatie. Het omvat het vermogen van het bedrijf om digitale tools te adopteren, zijn bedrijfsprocessen te transformeren en waarde te creëren door middel van informatietechnologieën.”

De schaal van digitale volwassenheid die we gebruikten bestaat uit 6 niveaus (hieronder gerangschikt van het laagste niveau van digitale volwassenheid tot het hoogste):

• Digitale wantrouwen: dit is het laagste niveau. Het bedrijf vertrouwt niet op data en geeft de voorkeur aan andere bronnen van kennis voor zijn beheer.
• Digitale onverschilligheid: het bedrijf is niet geïnteresseerd in het verzamelen en gebruiken van data voor HR-doelen.
• Digitale bewustzijn: data wordt handmatig verzameld en geïntegreerd in bepaalde processen.
• Digitale competentie: het bedrijf gebruikt data om gestandaardiseerde rapporten te produceren op een rapportageplatform op organisatieniveau.
• Digitale kennis: het bedrijf gebruikt data selectief om besluitvorming te vereenvoudigen.
• Digitale leiding: het bedrijf integreert data in alle beslissingen die verband houden met zijn beheer (geen data, geen beslissing).

We hadden deze schaal al gebruikt in een studie van IT-markttrends. Dat is waarom we deze hergebruikten in deze HR-studie, omdat er een technologische dimensie was.

De enquête onthult dat de meerderheid van de bedrijven data zou gebruiken voor hun HR-besluitvormingsprocessen. Logisch gezien bereikt een minderheid van de bedrijven het hoogste niveau (8% verklaart in digitale leiding te zijn). Maar 30% schat dat ze zich op het niveau van “digitale kennis” bevinden, wat betekent dat ze data selectief gebruiken om hun HR-beslissingen te informeren. 25% denkt het niveau van “digitale competentie” te bereiken, met gestandaardiseerde rapporten op organisatieniveau.

Deze percentages zijn hoog maar lijken niet incongruent in het licht van de benchmarks die bedrijven maken bij het selecteren van kandidaten. Er kan enige overschatting van de digitale volwassenheid zijn, maar uiteindelijk moet worden vastgehouden dat het gebruik van digitale data goed verspreid is binnen de HR-processen. We vinden bewijs van deze digitalisering van HR-processen in de lage percentages van de lagere niveaus van de digitale volwassenheidsschaal:

• 7% van de bedrijven rangschikt zich in de categorie “digitale wantrouwen”
• 10% verklaart onverschillig te zijn, wat betekent dat ze geen data verzamelen voor HR-doelen

We vinden vooral KMO’s en kleine bedrijven in deze laatste twee categorieën, wat logisch is gezien hun specificiteiten. Gezien hun kenmerken is er waarschijnlijk weinig kans dat dergelijke bedrijven zich bekeren tot data-gebruik. Deze kunnen zeker hefbomen zijn voor efficiëntie en innovatie, maar het sector, de financiële mogelijkheden van het bedrijf en de persoonlijkheid van de manager moeten zich ervoor lenen.

Ik denk dat rapporten over de digitalisering van processen te vaak nalaten rekening te houden met de noodzaak van digitalisering en de gain/effort-ratio. Een productiebedrijf zal ongetwijfeld efficiëntie winnen door zijn data te analyseren. Maar wat met ambachtelijke, traditionele beroepen? Is het spel de kaars waard?

Neem contact op met ons voor uw HR- en marketingstudies

Adoptie van digitale HR-tools en automatisering

Aangezien bedrijven lijken te zijn overgestapt op “data” in hun HR-processen, wat met de tools die ze gebruiken? Als u een verkoper van HR-software bent, zouden deze resultaten u moeten interesseren.

Zonder grote verrassing is de meest gebruikte softwareoplossing door bedrijven die van loonadministratie. 45% van de bedrijven die aan onze enquête deelnamen zijn ermee uitgerust.

Op de tweede plaats staan Human Resources Information Systems (HRIS). Deze modulaire systemen worden aangeboden door veel bedrijven, waaronder meerdere van onze klanten (Factorial, Personio, Adequasys, …). Het percentage gegeven door de data verzameld in het kader van onze enquête lijkt ons echter te hoog in vergelijking met wat we op de markt observeren. Dit zou kunnen wijzen op een verwarring van de respondenten met betrekking tot het acroniem HRIS, dat een specifiek type HR-software aanduidt.

We merken ook op dat 17% van de bedrijven verklaart geen IT-tools te gebruiken voor hun HR-processen, wat een echte digitale kloof illustreert.

Platforms zoals HRIS zijn essentieel voor het rationaliseren van processen zoals loonadministratie en naleving, terwijl geavanceerde tools — zoals tevredenheidsopvolging — de betrokkenheid en retentie van werknemers versterken. Organisaties die IT-tools adopteren melden over het algemeen een hogere tevredenheid van werknemers en betere operationele efficiëntie. Omgekeerd ervaren diegenen die de adoptie uitstellen vaak gefragmenteerde HR-werkstromen. Onderzoek van Baker et al. (2022) onderstreept de noodzaak van digitale tools die het gehele medewerkersreis ondersteunen, van werving tot carrièreontwikkeling, om een soepele ervaring te garanderen voor zowel werknemers als HR-managers.

Deze fragmentatie van de digitalisering van HR-processen wordt ook geïllustreerd door de spanning tussen integratie (HRIS) en de “best-of-breed”-strategie. Dit is een trend die we observeren in veel bedrijven die we begeleiden.

Kunstmatige intelligentie en HR-transformatie

Onze enquête werd uitgevoerd tijdens het eerste semester van 2025. Gezien de dynamiek rond de adoptie van AI in bedrijven, vergeet niet dat de cijfers die we hieronder presenteren waarschijnlijk snel zullen evolueren.

De resultaten tonen aan dat, logischerwijs, de meerderheid van de bedrijven de AI nog niet intensief gebruikt in hun HR-processen. De meerderheid van de bedrijven (46%) gebruikt AI op een matig niveau, bijvoorbeeld voor het sorteren van sollicitaties. Slechts 14% van de bedrijven die we hebben gevraagd heeft AI volledig geïntegreerd in hun HR-processen. Aan de andere kant gebruiken 24% het minimaal, en 15% gebruiken het helemaal niet.

Buiten de ruwe cijfers denk ik dat we deze gebruik van AI moeten bevragen. De term AI kan zeer verschillende realiteiten omvatten van de ene toepassing tot de andere. De competentiedrempel voor het gebruik van AI is aanzienlijk gedaald sinds de introductie van generatieve AI. Wat ik Shadow GPT noemde in een ander artikel heeft zich verspreid in alle bedrijven tot het punt dat ze het gebruik niet meer beheersen. Hetzelfde geldt waarschijnlijk voor AI in HR-processen. Het is vandaag toegankelijk voor elke recruiter om generatieve AI te gebruiken om te reageren op een kandidaat of een vacaturetekst op te stellen. Ik nodig u uit om de advertenties op grote sites te lezen om te zien hoe vergelijkbaar ze zijn in formuleringen. ChatGPT is daar gepasseerd.

Aan de andere kant blijven meer geavanceerde toepassingen van AI voorbehouden aan meer volwassen bedrijven. En ze hangen natuurlijk af van de behoeften van deze bedrijven aan de ene kant, en van de software die ze gebruiken aan de andere kant. Het gebruik van AI buiten ChatGPT en andere LLM’s is inderdaad sterk gekoppeld aan de gebruikte software. Bedrijven ontwikkelen geen specifieke AI-toepassingen. Ze gebruiken alleen de functionaliteiten die beschikbaar worden gesteld, en omdat AI alle software doordringt, verspreidt de adoptie zich.

Conclusie

HR-processen, zoals we zagen in deze enquête, digitaliseren steeds meer. Dit is essentieel, omdat dit domein steeds complexer wordt. Het beheer van personeel is ook zeer complex geworden, en digitalisering biedt de mogelijkheid om carrières, behoeften van werknemers beter te beheren, kortom de retentie te verhogen. Als digitale tools worden gezien als een manier om de tevredenheid van werknemers te verhogen, dan zijn ze duidelijk gunstig.

Mijn positie over AI in menselijke bronnen is genuanceerder. Zoals we zagen, neigt het gebruik ervan ook te democratiseren. Studies hadden al het belang van AI getoond om rekruteringstijden met 40% te reduceren. Maar in een wereld waar de spanning op de arbeidsmarkt afneemt, waar het aanbod lager is dan de vraag, kan men zich afvragen wat het nut is. Ik zie ook afwijkingen in het gebruik ervan. Het lijkt mij dat het vooral een golf van gebruik van generatieve AI is waaraan we getuige zijn, met een verarming van de kwaliteit van bepaalde procedures.

Ten slotte moet alles altijd worden teruggebracht tot tevredenheid. Of het nu gaat om klanttevredenheid of werknemerstevredenheid, het doel is retentie te bevorderen. Processen, of ze nu gerelateerd zijn aan HR of aan elk ander domein van het bedrijf, zijn er alleen om dit doel te bereiken. Digitale tools en AI moeten daarom worden gebruikt met dit doel in gedachten. In sommige bedrijven zal HRIS-software essentieel zijn om dit doel te bereiken. In anderen zal een software die slechts een deel van het HR-werk dekt voldoende zijn. De boodschap die ik wil overbrengen is dat het de realiteit van het bedrijf is die de digitaliseringsbehoeften definieert en niet andersom. Het oversteken van de stappen van digitale volwassenheid is dus geen doel op zich.

Wilt u dat ik u vervolgens een herziene versie maak op het vlak van stijl (vloeiendheid, coherentie, duidelijkheid) zonder de inhoud te veranderen?