Ressources humaines : état de la digitalisation des processus [Etude]

La digitalisation de la fonction RH est devenue un enjeu majeur de compétitivité pour les entreprises. En 2025, les applications digitales dédiées à la gestion des ressources humaines ont pénétré quasiment toutes les entreprises. L’étude que nous avons réalisée vise à comprendre la portée de cette digitalisation dans les entreprises européennes. Nous avons donc sondé 1000 entreprises dans 5 pays (France, Italie, Espagne, Allemagne, Royaume-Uni) afin de comprendre quelles solutions digitales elles utilisent et comment elles évaluaient leurs besoins pour l’avenir.

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Maturité numérique RH des entreprises européennes

Avant toute chose, nous avons voulu réaliser une évaluation de la maturité numérique des entreprises que nous avons sondées. Ce type d’évaluation est assez classique et nous permet de vérifier la véracité des réponses fournies par la suite. C’est une bonne pratique lorsqu’on construit un questionnaire quantitatif et c’est donc un enjeu de qualité pour l’étude.

Au-delà du seul aspect technique, cette section de l’enquête a bien entendu vocation avant tout à livrer un premier panorama sur le degré de digitalisation de la fonction RH. Les réponses se fondent sur la définition de la maturité numérique :

« La maturité numérique désigne le niveau de développement, d’intégration et d’utilisation efficace des technologies numériques au sein d’une organisation. Elle englobe la capacité de l’entreprise à adopter des outils numériques, à transformer ses processus métiers et à créer de la valeur grâce aux technologies de l’information. »

L’échelle de maturité numérique que nous avons utilisée consiste en 6 niveaux (classés ci-dessous du niveau le moins élevé de maturité numérique au niveau le plus élevé) :

• Méfiance numérique : il s’agit du niveau le plus bas. L’entreprise ne fait pas confiance aux données et préfère utiliser d’autres sources de connaissance pour sa gestion.
• Indifférence numérique : l’entreprise n’est pas intéressée par la collecte et l’utilisation de données à des fins de pilotage.
• Conscience numérique : les données sont collectées manuellement et intégrées dans certains processus.
• Compétence numérique : l’entreprise utilise des données pour produire des rapports standardisés sur une plateforme de reporting à l’échelle de l’organisation.
• Connaissance numérique : l’entreprise utilise les données de manière sélective pour simplifier les prises de décision.
• Conduite numérique : l’entreprise intègre les données dans toutes les décisions qui sont en rapport avec son pilotage (pas de données, pas de décision).

Nous avions déjà utilisé cette échelle dans une étude des tendances du marché de l’IT. C’est la raison pour laquelle nous l’avons réutilisée dans cette étude RH puisqu’il y avait une dimension technologique.

L’enquête révèle que la majorité des entreprises utiliserait des données pour leurs processus décisionnels RH. Logiquement, une minorité d’entreprises atteint l’échelon supérieur (8% déclarent être dans la conduite numérique). Mais 30% estiment se situer au niveau de la « connaissance numérique », c’est-à-dire qu’elles utilisent les données de manière sélective pour éclairer leurs décisions RH. 25% pensent atteindre le niveau de « compétence numérique », avec des rapports standardisés à l’échelle de l’organisation.

Ces pourcentages sont élevés mais ne semblent pas incongrus au regard des « benchmarks » qui sont faits par les entreprises dans le cadre de la sélection des candidats. Il y a sans doute un peu de surestimation au niveau de la maturité numérique, mais au final, ce qu’il faut retenir, c’est que l’utilisation des données numériques est bien diffusée au sein des processus RH. Nous trouvons un témoignage de cette digitalisation des processus RH dans les faibles pourcentages des échelons inférieurs de l’échelle de maturité numérique :

• 7% des entreprises se classent dans la catégorie de la « méfiance numérique »
• 10% se déclarent indifférentes, c’est-à-dire qu’elles ne collectent pas de données à des fins RH

On retrouve surtout des TPE et PME dans ces 2 dernières catégories, ce qui là aussi est assez logique. Compte tenu de leurs spécificités, il y a sans doute peu de chances que des entreprises de la sorte se convertissent à l’utilisation des données. Ces dernières peuvent certes représenter un levier d’efficacité et d’innovation, mais encore faut-il que le secteur, les possibilités financières de l’entreprise et la personnalité du dirigeant s’y prêtent.

Je pense que trop souvent, les rapports sur la digitalisation des processus négligent de prendre en compte la nécessité de la digitalisation et le rapport gain/efforts. Une entreprise manufacturière gagnera sans doute en efficacité en analysant ses données. Mais que dire des métiers artisanaux, traditionnels ? Le jeu en vaut-il vraiment la chandelle ?

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Adoption des outils RH digitaux et automatisation

Puisque les entreprises semblent s’être converties à la « data » dans leurs processus RH, qu’en est-il des outils qui sont utilisés ? Si vous êtes un vendeur de solutions logicielles RH, ces résultats devraient vous intéresser.
Sans grande surprise, la solution logicielle la plus communément utilisée par les entreprises concerne la gestion des salaires. 45% des entreprises qui ont répondu à notre sondage en sont équipées.

En deuxième position, on trouve les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH). Ces systèmes modulaires sont proposés par de nombreuses entreprises au rang desquelles on retrouve plusieurs de nos clients (Factorial, Personio, Adequasys, …). Le pourcentage indiqué par les données récoltées dans le cadre de notre sondage nous semble toutefois trop élevé au regard de ce que nous observons sur le marché. Cela pourrait indiquer une confusion de la part des répondants au niveau de l’acronyme SIRH, qui désigne un type bien particulier de logiciel RH.

On notera également que 17% des entreprises déclarent ne pas utiliser d’outils informatiques du tout pour leurs processus RH, ce qui illustre une véritable fracture numérique.

Les plateformes comme les SIRH sont essentielles pour rationaliser les processus tels que la paie et la conformité, tandis que les outils avancés — comme le suivi de la satisfaction — renforcent l’engagement et la fidélisation des employés. Les organisations qui adoptent des outils informatiques rapportent généralement une satisfaction accrue des employés et une meilleure efficacité opérationnelle. À l’inverse, celles qui tardent à les adopter rencontrent souvent des flux de travail RH fragmentés. Les recherches de Baker et al. (2022) soulignent la nécessité d’outils numériques soutenant l’ensemble du parcours collaborateur, du recrutement au développement de carrière, afin d’assurer une expérience fluide pour les employés comme pour les responsables RH.

Cette fragmentation de la digitalisation des processus RH est également illustrée par la tension qui existe entre intégration (SIRH) et stratégie « best-of-breed ». C’est une tendance que nous observons dans beaucoup d’entreprises que nous accompagnons.

Intelligence artificielle et transformation des RH

Notre sondage a été réalisé durant le premier semestre 2025. Compte tenu de la dynamique liée à l’adoption de l’IA en entreprise, il faut donc se souvenir que les chiffres que nous présentons ci-dessous sont susceptibles d’évoluer rapidement.

Les résultats montrent qu’assez logiquement, la majorité des entreprises n’utilise pas encore l’IA de manière intense dans ses processus RH. La majorité des entreprises (46%) utilisent l’IA à un niveau modéré, par exemple pour le tri des candidatures. Seules 14% des entreprises que nous avons sondées ont pleinement intégré l’IA dans leurs processus RH. À l’opposé, 24% l’utilisent de manière minimale et 15 % ne l’utilisent pas du tout.

Au-delà des chiffres bruts, je pense qu’il faut s’interroger sur cette utilisation de l’IA. Le terme IA peut recouvrir une réalité très différente d’une application à l’autre. Le seuil de compétence pour utiliser l’IA s’est nettement abaissé depuis l’introduction de l’IA générative. Ce que j’avais appelé le ShadowGPT dans un autre article s’est diffusé dans toutes les entreprises à tel point que ces dernières ne maîtrisent plus son utilisation. Il en va sûrement de même pour l’IA dans les processus RH. Il est devenu aujourd’hui à la portée de n’importe quel recruteur d’utiliser une IA générative pour répondre à un candidat ou pour rédiger une annonce d’emploi. Je vous invite d’ailleurs à lire les annonces publiées sur les grands sites pour vous rendre compte à quel point elles se ressemblent dans les tournures de phrases. ChatGPT est passé par là.

Par contre, les utilisations plus pointues de l’IA restent toujours réservées à des entreprises plus matures. Et elles dépendent bien entendu des besoins de ces entreprises d’une part, et des logiciels qui les équipent d’autre part. L’utilisation de l’IA en dehors de ChatGPT et des autres LLM est en effet fortement liée aux logiciels utilisés. Les entreprises ne développent pas des applications IA spécifiques. Elles utilisent seulement les fonctionnalités qui sont mises à leur disposition et, comme l’IA infuse dans tous les logiciels, l’adoption se répand.

Conclusion

Les processus RH, on l’a vu dans ce sondage, se digitalisent de plus en plus. C’est indispensable, car cette matière est de plus en plus complexe. La gestion du personnel est devenue également très complexe et la digitalisation offre la possibilité de mieux gérer les carrières, les besoins des employés, bref d’augmenter la rétention. Si les outils digitaux sont vus comme une manière d’augmenter la satisfaction des employés, alors ils sont clairement bénéfiques.

Ma position sur l’IA dans les ressources humaines est plus nuancée. On l’a vu, son utilisation tend également à se démocratiser. Des études avaient montré tout l’intérêt que l’IA pouvait avoir pour réduire de 40% les délais de recrutement. Mais dans un monde où la tension sur le marché du travail se réduit, où l’offre est inférieure à la demande, on peut se demander à quoi cela sert. Je vois également des dérives dans son utilisation. Il me semble en effet que c’est surtout une vague d’utilisation de l’IA générative à laquelle nous assistons, avec un appauvrissement de la qualité de certaines procédures.

Au final, tout doit toujours être ramené à la satisfaction. Qu’il s’agisse de la satisfaction client ou de la satisfaction employé, le but est de favoriser la rétention. Les processus, qu’ils soient liés aux RH ou à tout autre domaine de l’entreprise, ne sont là que pour atteindre ce but. Les outils digitaux et l’IA doivent donc être utilisés en gardant ce but en tête. Dans certaines entreprises, un logiciel SIRH sera indispensable pour atteindre ce but. Dans d’autres, un logiciel couvrant une seule partie du travail des RH sera suffisant. Ce que j’aimerais transmettre comme message, c’est que c’est la réalité de l’entreprise qui définit les besoins en digitalisation et pas l’inverse. Franchir les étapes de la maturité numérique n’est donc pas une fin en soi.

Souhaitez-vous que je te fasse ensuite une version relue sur le plan du style (fluidité, cohérence, clarté) sans en changer le fond ?