Personalwesen: Stand der Digitalisierung von Prozessen [Studie]

Die Digitalisierung der HR-Funktion ist zu einer großen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen geworden. Im Jahr 2025 haben digitale Anwendungen, die dem Management von Humanressourcen gewidmet sind, fast alle Unternehmen durchdrungen. Die Studie, die wir durchgeführt haben, zielt darauf ab, den Umfang dieser Digitalisierung in europäischen Unternehmen zu verstehen. Wir haben daher 1000 Unternehmen in 5 Ländern (Frankreich, Italien, Spanien, Deutschland, Großbritannien) befragt, um zu verstehen, welche digitalen Lösungen sie nutzen und wie sie ihre zukünftigen Bedürfnisse bewerten.

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Digitale Reife der HR-Prozesse in europäischen Unternehmen

Bevor wir etwas anderes tun, wollten wir die digitale Reife der von uns befragten Unternehmen bewerten. Diese Art von Bewertung ist ziemlich standardmäßig und ermöglicht es uns, die Genauigkeit der anschließenden Antworten zu überprüfen. Es ist eine gute Praxis bei der Erstellung einer quantitativen Umfrage und somit eine Qualitätsfrage für die Studie.

Außer dem rein technischen Aspekt ist dieser Abschnitt der Umfrage vor allem dazu gedacht, einen ersten Überblick über den Grad der Digitalisierung der HR-Funktion zu geben. Die Antworten basieren auf der Definition der digitalen Reife:

“Digitale Reife bezeichnet das Niveau der Entwicklung, Integration und effektiven Nutzung digitaler Technologien innerhalb einer Organisation. Sie umfasst die Fähigkeit des Unternehmens, digitale Tools zu übernehmen, seine Geschäftsprozesse zu transformieren und Wert durch Informations-Technologien zu schaffen.”

Die von uns verwendete Skala der digitalen Reife besteht aus 6 Ebenen (unten von der niedrigsten bis zur höchsten Ebene der digitalen Reife gerankt):

• Digitale Misstrauen: Dies ist die niedrigste Ebene. Das Unternehmen vertraut nicht auf Daten und bevorzugt andere Wissensquellen für sein Management.
• Digitale Gleichgültigkeit: Das Unternehmen ist nicht interessiert an der Sammlung und Nutzung von Daten für HR-Zwecke.
• Digitales Bewusstsein: Daten werden manuell gesammelt und in bestimmte Prozesse integriert.
• Digitale Kompetenz: Das Unternehmen verwendet Daten, um standardisierte Berichte auf einer organisationsweiten Reporting-Plattform zu erstellen.
• Digitales Wissen: Das Unternehmen verwendet Daten selektiv, um Entscheidungsfindung zu vereinfachen.
• Digitale Führung: Das Unternehmen integriert Daten in alle Entscheidungen, die mit seinem Management zusammenhängen (keine Daten, keine Entscheidung).

Wir hatten diese Skala bereits in einer Studie zu IT-Markttrends verwendet. Deshalb haben wir sie in dieser HR-Studie wiederverwendet, da es eine technologische Dimension gab.

Die Umfrage zeigt, dass die Mehrheit der Unternehmen Daten für ihre HR-Entscheidungsprozesse nutzen würde. Logischerweise erreicht eine Minderheit der Unternehmen das höchste Level (8% geben an, auf digitaler Führungsebene zu sein). Aber 30% schätzen, dass sie sich auf dem “digitalen Wissens”-Level befinden, was bedeutet, dass sie Daten selektiv nutzen, um ihre HR-Entscheidungen zu informieren. 25% glauben, das “digitale Kompetenz”-Level zu erreichen, mit standardisierten Berichten auf organisationsweiter Ebene.

Diese Prozentsätze sind hoch, aber scheinen nicht inkongruent im Licht der Benchmarks, die Unternehmen bei der Kandidatenauswahl machen. Es kann eine gewisse Überschätzung der digitalen Reife geben, aber letztlich muss festgehalten werden, dass die Nutzung digitaler Daten gut in den HR-Prozessen verbreitet ist. Wir finden Belege für diese Digitalisierung der HR-Prozesse in den niedrigen Prozentsätzen der unteren Ebenen der digitalen Reife-Skala:

• 7% der Unternehmen rangieren in der Kategorie “digitale Misstrauen”
• 10% erklären sich als gleichgültig, was bedeutet, dass sie keine Daten für HR-Zwecke sammeln

Wir finden vor allem KMU und kleine Unternehmen in diesen letzten zwei Kategorien, was logisch ist angesichts ihrer Spezifika. Angesichts ihrer Merkmale gibt es wahrscheinlich wenig Chancen, dass solche Unternehmen sich zum Datennutzung bekehren. Diese können sicherlich Hebel für Effizienz und Innovation sein, aber der Sektor, die finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens und die Persönlichkeit des Managers müssen sich dafür eignen.

Ich denke, dass Berichte über die Digitalisierung von Prozessen zu oft vernachlässigen, die Notwendigkeit der Digitalisierung und das Gain/Effort-Verhältnis zu berücksichtigen. Ein Fertigungsunternehmen wird zweifellos an Effizienz gewinnen, indem es seine Daten analysiert. Aber was ist mit handwerklichen, traditionellen Berufen? Lohnt sich das Spiel?

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Adoption digitaler HR-Tools und Automatisierung

Da Unternehmen sich scheinbar auf “Daten” in ihren HR-Prozessen umgestellt haben, was ist mit den Tools, die sie nutzen? Wenn Sie ein Verkäufer von HR-Software sind, sollten diese Ergebnisse Sie interessieren.

Ohne große Überraschung ist die am häufigsten genutzte Softwarelösung die Lohnabrechnung. 45% der Unternehmen, die unserer Umfrage geantwortet haben, sind damit ausgestattet.

Auf dem zweiten Platz stehen Human Resources Information Systems (HRIS). Diese modularen Systeme werden von vielen Unternehmen angeboten, darunter mehrere unserer Kunden (Factorial, Personio, Adequasys, …). Der in unserer Umfrage gesammelte Prozentsatz scheint uns jedoch zu hoch im Vergleich zu dem, was wir auf dem Markt beobachten. Dies könnte auf eine Verwechslung der Befragten hinsichtlich des Akronyms HRIS hinweisen, das ein spezifisches Typ von HR-Software bezeichnet.

Wir stellen auch fest, dass 17% der Unternehmen erklären, keine IT-Tools für ihre HR-Prozesse zu nutzen, was eine echte digitale Kluft illustriert.

Plattformen wie HRIS sind essenziell, um Prozesse wie Lohnabrechnung und Compliance zu rationalisieren, während fortschrittliche Tools – wie Zufriedenheits-Tracking – das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter stärken. Organisationen, die IT-Tools übernehmen, berichten im Allgemeinen von höherer Mitarbeiterzufriedenheit und besserer operativer Effizienz. Umgekehrt haben diejenigen, die die Übernahme verzögern, oft fragmentierte HR-Workflows. Forschung von Baker et al. (2022) betont die Notwendigkeit digitaler Tools, die die gesamte Mitarbeiterreise unterstützen, von der Rekrutierung bis zur Karriereentwicklung, um ein reibungsloses Erlebnis für Mitarbeiter und HR-Verantwortliche zu gewährleisten.

Diese Fragmentierung der Digitalisierung von HR-Prozessen wird auch durch die Spannung zwischen Integration (HRIS) und der “Best-of-Breed”-Strategie illustriert. Dies ist ein Trend, den wir in vielen von uns begleiteten Unternehmen beobachten.

Künstliche Intelligenz und HR-Transformation

Unsere Umfrage wurde im ersten Halbjahr 2025 durchgeführt. Angesichts der Dynamik der AI-Adoption in Unternehmen, beachten Sie, dass die unten präsentierten Zahlen wahrscheinlich schnell evolieren werden.

Die Ergebnisse zeigen, dass, logischerweise, die Mehrheit der Unternehmen die KI noch nicht intensiv in ihren HR-Prozessen nutzt. Die Mehrheit der Unternehmen (46%) nutzt KI auf moderatem Niveau, z. B. zum Sortieren von Bewerbungen. Nur 14% der von uns befragten Unternehmen haben KI vollständig in ihre HR-Prozesse integriert. Am gegenüberliegenden Ende nutzen 24% sie minimal, und 15% gar nicht.

Außer den rohen Zahlen denke ich, dass wir diese Nutzung von KI hinterfragen müssen. Der Begriff KI kann sehr unterschiedliche Realitäten von Anwendung zu Anwendung umfassen. Die Kompetenzschwelle für die Nutzung von KI hat sich seit der Einführung generativer KI erheblich gesenkt. Was ich Shadow GPT in einem anderen Artikel nannte, hat sich in allen Unternehmen verbreitet, zu dem Punkt, dass sie die Nutzung nicht mehr kontrollieren. Dasselbe gilt wahrscheinlich für KI in HR-Prozessen. Es ist heute zugänglich für jeden Recruiter, generative KI zu nutzen, um auf einen Bewerber zu antworten oder eine Stellenanzeige zu verfassen. Ich lade Sie ein, die Anzeigen auf großen Sites zu lesen, um zu sehen, wie ähnlich sie in den Formulierungen sind. ChatGPT ist dort vorbeigekommen.

Andererseits bleiben fortgeschrittene Nutzungen von KI für reifere Unternehmen vorbehalten. Und sie hängen natürlich von den Bedürfnissen dieser Unternehmen einerseits und der von ihnen genutzten Software andererseits ab. Die Nutzung von KI außerhalb von ChatGPT und anderen LLMs ist tatsächlich stark mit der genutzten Software verknüpft. Unternehmen entwickeln keine spezifischen KI-Anwendungen. Sie nutzen nur die ihnen zur Verfügung gestellten Funktionen, und da KI alle Software durchdringt, verbreitet sich die Adoption.

Fazit

HR-Prozesse, wie wir in dieser Umfrage gesehen haben, digitalisieren sich zunehmend. Das ist essenziell, da dieses Feld immer komplexer wird. Das Personalmanagement ist ebenfalls sehr komplex geworden, und die Digitalisierung bietet die Möglichkeit, Karrieren, Bedürfnisse der Mitarbeiter besser zu managen, kurzum die Bindung zu erhöhen. Wenn digitale Tools als Mittel gesehen werden, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, sind sie klar vorteilhaft.

Meine Position zur KI in den Human Resources ist nuancierter. Wie wir gesehen haben, neigt ihre Nutzung auch zur Demokratisierung. Studien hatten das ganze Interesse der KI aufgezeigt, Rekrutierungsfristen um 40% zu reduzieren. Aber in einer Welt, in der die Spannung auf dem Arbeitsmarkt nachlässt, wo das Angebot niedriger ist als die Nachfrage, kann man sich fragen, wozu das dient. Ich sehe auch Abdrifte in ihrer Nutzung. Es scheint mir, dass es vor allem eine Welle der Nutzung generativer KI ist, der wir beiwohnen, mit einer Verarmung der Qualität bestimmter Prozeduren.

Zusammenfassend muss alles immer auf Zufriedenheit zurückgeführt werden. Ob Kundenzufriedenheit oder Mitarbeiterzufriedenheit, das Ziel ist die Bindung zu fördern. Prozesse, ob sie nun mit HR oder einem anderen Bereich des Unternehmens zusammenhängen, sind nur da, um dieses Ziel zu erreichen. Digitale Tools und KI müssen daher mit diesem Ziel im Sinn genutzt werden. In einigen Unternehmen wird HRIS-Software essenziell sein, um dieses Ziel zu erreichen. In anderen wird eine Software, die nur einen Teil des HR-Arbeitsbereichs abdeckt, ausreichen. Die Botschaft, die ich vermitteln möchte, ist, dass es die Realität des Unternehmens ist, die die Digitalisierungsbedürfnisse definiert, und nicht umgekehrt. Das Überqueren der Stufen der digitalen Reife ist daher kein Selbstzweck.

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