Verdien geld door onze enquêtes te beantwoorden

Schrijf u nu uit !
De blog van het marketing agentschap IntoTheMinds
Marktonderzoek en ondernemers coaching

Pas het “ Poka Yoke ”-principe toe om proces en kwaliteit te verbeteren

Verdien tot 50€ door deel te nemen aan een van onze betaalde marktonderzoeken.

Schrijf u nu uit !

We zijn momenteel bezig met een grote opdracht voor een BEL20-onderneming om de berekening van de financiële vooruitzichten te verbeteren en de kwaliteit van de operaties te verhogen.

De opdracht omvat de beschrijving van de AS-IS-processen in meerdere afdelingen, de verbetering van de processen (“lean”) en de productiekwaliteit. Een grote uitdaging gezien de complexiteit van de financiële processen en de hoeveelheid aan betrokken personen. De meeste opdrachten van dit type leiden meestal tot aanbevelingen, die nadien niet in de praktijk worden omgezet. Maar waarom eigenlijk niet?

Een central systeem voor de verzameling van gegevens

Wanneer we het hebben over het verzamelen, organiseren en opvragen van gegevens, denkt u wellicht automatisch aan termen als “gegevensbestand” en “ERP”. Voor financiële gegevens zijn  Oracle et SAP de twee referentisystemen die u vermoedelijk zal tegenkomen. En bij operationele gegevens heeft elke activiteitensector haar eigen specifieke software. Het centraal gegevensbestand is de sleutel om de financiële vooruitzichten te berekenen: er is een financieel gegevensbestand nodig dat alle financiële transacties bevat, en een operationeel gegevensbestand om te vergelijken en de vooruitzichten te berekenen. Het probleem is dat de centrale gegevensbestanden abusievelijk worden beschouwd als de oplossing.
Maar dat zijn ze niet. Een gegevensbestand blijft een archiveersysteem waarin gegevens moeten worden ingevoerd. Die gegevens moeten door iemand worden ingegeven en uit ervaring weten we dat daar dikwijls het schoentje knelt.

Het proces niet onderschatten

Wat het informatiesysteem ook is, het moet met iets gevoed worden. Iedereen kent het Engelse spreekwoord «Garbage in, garbage out ». Dat spreekwoord is een relatief nauwkeurige weerspiegeling van de realiteit. In 100% van de gevallen van re-engineering van processen die we uitvoerden, was er altijd een groot problem met de ingave van gegevens in het systeem.
Wat u moet doen om er zeker van te zijn dat uw centraal systeem goed werkt (sorry dat ik deze vanzelfsprekende dingen aanhaal, maar soms is het echt wel nodig), is dat de ingegeven data correct zijn en overeenkomen met de realiteit van de operaties.

Een 3-stappenmethode om fouten in uw proces te achterhalen

Wij passen met success een heel eenvoudige methode toe om bronfouten in het proces te ontdekken.

  • Eerst gaan we na of het resultaat van het proces (een bedrag in euro bijvoorbeeld) op een andere manier kan verkregen worden. Dan proberen we die alternatieve werkwijze toe te passen.
  • Ten tweede laten we de beide processen parallel lopen.
  • Ten derde bekijken we de verschillen en analyseren het probleem dat de afwijkingen veroorzaakt.

Door deze arbeidsintensieve methode kan elke bronfout gevonden worden en kunnen de fouten in groepen worden ingedeeld. Meestal zijn er inderdaad maar enkele soorten overbodige fouten, die des te gemakkelijker zijn op te lossen omdat hun gemeenschappelijke punten bekend zijn..

 

Hoe fouten vermijden

Eenmaal u de zwaktes van uw systeem heeft ontdekt, is de grootste uitdaging een oplossing te vinden. Omdat het meestal om menselijke fouten gaat, vonden we voorlopig niets beter dan dat wat de Japanners «Poka Yoke» noemen. Als u daar nog nooit hebt van gehoord, kunt u hier lezen wat de term betekent (definitie Wikipedia):

Een Poka-Yoke is een toestel, meestal mechanisch, dat fouten voorkomt bij het assembleren, monteren of aansluiten.

Oorspronkelijk stond de term voor een mechanisch toestel, maar met de tijd werd dat elk toestel (tastbaar of niet) dat fouten voorkomt.

 

Waarom is Poka Yoke de oplossing

Het principe van Poka Yoke is uw process, of een deel ervan, zo in te stellen dat de gebruiker het enkel maar op de verwachte (dus correcte) manier kan gebruiken.  Alhoewel het principe van Poka Yoke eerst werd toegepast in industriële omgevingen, kunt u het eender waar toepassen. Hier een (triviaal) concreet voorbeeld: als u een Excelbestand gebruikt om gegevens in te geven, kunt u sommige cellen van het rekenblad beveiligen om ervoor te zorgen dat de data in het juiste formaat staan, of u kunt scroll-downs gebruiken om de ingave te beperken tot enkele vastgelegde mogelijkheden, of u kunt lege velden onmogelijk maken. Nogmaals, dit lijkt allemaal evident, maar de realiteit is dat veel processen in grote bedrijven helemaal niet worden gebruikt waarvoor ze zijn gemaakt.

 

Besluit

Een centraal gegevensbestand en een ERP werken enkel maar goed als de gegevens erin van goede kwaliteit zijn. Het proces waarmee gegevens worden ingegeven moet alle aandacht krijgen om de integriteit van de data te garanderen. Want gegevens zijn dikwijls van slechte kwaliteit. Een alternatief process gebruiken is een efficiënte methode om eventuele afwijkingen en de oorzaak daarvan op te sporen. Op basis van die afwijkingen het “Poka Yoke”-principe toepassen is een grote hulp om de integriteit van de ingevoerde gegevens te garanderen en de kwaliteit van het eindresultaat blijvend te verhogen. Als u meer gedetailleerde toelichting wenst, neem gerust contact met ons op.

Foto: copyright tec_estromberg via Flickr

Tags:

Author: Pierre-Nicolas Schwab

Pierre-Nicolas is de directeur van de marketing agentschap IntoTheMinds. Hij heeft speciaal interesse voor e-commerce, retail, HoReCa en supply-chain projecten. Hij is ook een onderzoeker aan de Vrije Universiteit Brussel en werkt ook als coach voor meerde publieke organisaties. Hij verwelkomt Linkedin uitnodigingen : gelieve gewoon een paar woorden toe te voegen en uit te leggen waarom U wilt connecteren.

Share This Post On

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *